Digitalisierung braucht Prozessklarheit: Warum Investments verpuffen
Studien zeigen: Unternehmen investieren Millionenbeträge in Digitalisierung – und erzielen keinen messbaren Nutzen.
Das Ergebnis: Dieselben Probleme – jetzt in Echtzeit sichtbar.
Was wie ein Einzelfall klingt, beobachten wir leider regelmäßig. Organisationen legen Technologie auf ungeklärte Prozesse – und wundern sich, wenn statt Transformation nur teureres Chaos entsteht.
Das Missverständnis: Digitalisierung als IT-Projekt
In vielen Organisationen beginnt Digitalisierung mit einer Softwareauswahl. Ein System soll Abläufe beschleunigen, Schnittstellen verbinden, Transparenz schaffen. Die IT-Abteilung erhält Budget, ein Projektteam wird gebildet, externe Berater implementieren die Lösung. Nach zwölf Monaten geht das System live.
Und dann passiert etwas Merkwürdiges: Die erhoffte Effizienz bleibt aus. Die Beschwerden nehmen zu statt ab. Mitarbeitende umgehen das neue System mit Excel-Listen und E-Mail-Ketten. Die Investition ist getätigt, der Nutzen fraglich.
Was ist schiefgelaufen? In den meisten Fällen wurde ein entscheidender Schritt übersprungen. Niemand hat vor der Digitalisierung geklärt, welche Prozesse eigentlich digitalisiert werden sollen. Nicht die offiziellen Prozesse aus dem Organigramm – sondern die tatsächlichen Abläufe im Alltag.
Wir erleben das in Unternehmen jeder Größe. Die Geschäftsführung beschreibt Prozesse so, wie sie im Handbuch stehen. Die Mitarbeitenden beschreiben, was sie wirklich tun. Dazwischen liegen Welten. Wenn dann ein Tool die offizielle Version abbildet, kollidiert es täglich mit der Realität.
Was vor dem Projektstart passieren muss
Digitalisierung ist kein IT-Projekt. Es ist Organisationstransformation. Wer Prozesse digitalisiert, ohne sie vorher zu verstehen und zu klären, automatisiert das bestehende Durcheinander. Nur schneller. Und teurer.
Der entscheidende Schritt liegt vor jeder Softwareentscheidung. Prozesse müssen sichtbar gemacht werden – nicht auf PowerPoint-Folien, sondern in der gelebten Realität. Wer macht was? Wer entscheidet? Wo liegen die tatsächlichen Schnittstellen zwischen Abteilungen, Teams, Standorten?
In unserer Arbeit nutzen wir neben den klassischen Prozesstools unser cultureimpact®, um diese verborgenen Strukturen ans Licht zu bringen. Das Tool misst nicht nur, wie Kultur erlebt wird, sondern zeigt auch, wo Zusammenarbeit reibungslos funktioniert und wo sie stockt. Diese Erkenntnisse sind Gold wert – wenn sie vor der Digitalisierung gewonnen werden.
Verantwortlichkeiten ehrlich klären: Das klingt selbstverständlich und ist es selten. In gewachsenen Organisationen gibt es Grauzonen, unausgesprochene Zuständigkeiten, historische Sonderfälle. Das offizielle Organigramm bildet einen Bruchteil davon ab. Wer diese Komplexität in ein digitales System überführt, ohne sie vorher zu ordnen, bekommt nicht weniger Komplexität – sondern mehr.
Schnittstellen benennen – nicht die offiziellen, sondern die tatsächlichen: In jeder Organisation gibt es Personen, die als informelle Knotenpunkte funktionieren. Sie wissen, wen man anrufen muss, wenn etwas klemmt. Sie übersetzen zwischen Abteilungen. Digitalisierung ersetzt diese Personen nicht automatisch. Oft macht sie deren Abwesenheit erst richtig spürbar.
Wie Prozessklarheit vor der Digitalisierung entsteht
Der erste Schritt ist Verlangsamung. Bevor neue Technologie eingeführt wird, braucht es eine Phase der Bestandsaufnahme. Nicht mit dem Ziel, alles zu dokumentieren – sondern mit dem Ziel, die kritischen Prozesse zu verstehen.
Wir arbeiten mit Führungsteams daran, die fünf bis zehn zentralen Wertschöpfungsprozesse ihrer Organisation zu identifizieren. Nicht alle Prozesse sind gleich wichtig. Wer einen Urlaubsantrag falsch abbildet, erzeugt Ärger. Wer den Kernprozess der Leistungserbringung falsch abbildet, gefährdet das Geschäftsmodell.
Für diese kritischen Prozesse stellen wir unbequeme Fragen: Wer ist verantwortlich – wirklich verantwortlich, nicht auf dem Papier? An welchen Stellen verlässt Information das System und wandert in E-Mails oder Telefonate? Wo entstehen Wartezeiten, Schleifen, Doppelarbeit?
Mit INSIGHTS MDI® schauen wir zusätzlich auf die Menschen in diesen Prozessen. Wie kommunizieren die Beteiligten? Wo entstehen Reibungsverluste durch unterschiedliche Arbeitsstile? Diese Perspektive fehlt in klassischen Prozessanalysen völlig – und erklärt doch oft, warum Abläufe stocken.
Erst wenn diese Klarheit hergestellt ist, wird Technologie zum Hebel statt zum Hindernis. Dann kann ein digitales System tatsächlich Effizienz schaffen, weil es einen verstandenen Prozess abbildet – keinen vermuteten.
Fazit: Zuerst die Organisation klären, dann digitalisieren
Fehlgeschlagene Digitalisierungsprojekte im Millionenbereich sind kein Einzelfall. Organisationen investieren regelmäßig große Summen in Digitalisierung und ernten Frustration. Nicht weil die Technologie versagt, sondern weil sie auf ungeklärte Strukturen trifft.
Digitalisierung wird wirksam, wenn sie auf Prozessklarheit trifft.
Das erfordert keine jahrelangen Analyseprojekte – aber ehrliche Gespräche darüber, wie Arbeit tatsächlich funktioniert. Es erfordert den Mut, Grauzonen zu benennen und Verantwortlichkeiten zu klären, bevor ein System sie einfordert.
Bei 2bessential begleiten wir Organisationen in genau dieser Phase.
Mit cultureimpact® und INSIGHTS MDI® schaffen wir Sichtbarkeit für das, was unter der Oberfläche liegt. Wir arbeiten mit Führungsteams daran, Prozesse zu klären, bevor sie digitalisiert werden – damit Ihre Investition Wirkung entfaltet statt Komplexität zu multiplizieren.
Sprechen Sie uns an, bevor Sie Ihr nächstes Digitalisierungsprojekt starten. Ein vorbereitendes Gespräch kann Kosten, Zeit und Nerven sparen.
